Design graphique

Les principaux avantages de l’annotation de PDF

EB566553-917E-4DC9-8C50-DAA705994047Created with sketchtool. 05 juillet 2021 Lecture de 3 minutes

Compatible avec la plupart des logiciels d’édition et des navigateurs, le PDF (Portable Document Format) constitue un outil incontournable pour transmettre des directives et indiquer des corrections à apporter dans un document. Conçu pour occuper très peu d’espace de disque lors de l’enregistrement, ce type de fichier a également l’avantage de conserver sa mise en page d’un poste de travail à l’autre. Afin de vous aider à tirer pleinement parti de ce format devenu une norme ISO en 2015, nous vous présentons une vue d’ensemble de ses caractéristiques pour l’annotation de contenu.

De meilleurs repères

Pour une communication efficace des corrections que vous souhaitez apporter à un document, le logiciel Acrobat Reader d’Adobe (téléchargeable gratuitement) comprend une fonction d’insertion de commentaires. Les remarques que vous saisissez se superposent au contenu, ce qui permet à votre collaborateur de distinguer facilement l’élément graphique ou le texte à modifier. Les boîtes de textes réduisent également les risques d’erreurs d’interprétation, contrairement à une transcription manuscrite.

L’affichage des commentaires sous forme de liste offre aussi une vue d’ensemble des modifications à apporter, en plus de minimiser les risques d’omissions. Cette fonctionnalité est particulièrement pratique lors de l’étape du contrôle de la qualité, puisque tous les renseignements relatifs aux corrections requises sont regroupés en marge du document.

Une précision accrue

Le menu ou la barre d’outils d’Acrobat Reader contient toutes les options nécessaires pour annoter clairement un document. Regroupées dans la section Commentaires et Annotations, ces fonctionnalités permettent entre autres d’indiquer la suppression, l’ajout ou la substitution d’un élément. Chacune des modifications proposées pourra également être accompagnée d’une boîte contextuelle pour des directives plus précises.

Pour la correction de texte, les outils vous permettent d’indiquer vos modifications au moyen d’un code de couleurs ou par l’apposition d’icônes. À l’aide de la fonction de surlignage, vous serez aussi en mesure de mettre des passages en évidence et de les commenter. Contrairement aux boîtes de commentaires, les indications s’apposent directement sur le texte pour plus de précision.

Une meilleure communication

En vous aidant à communiquer vos corrections de manière plus efficace et plus précise à vos collaborateurs, l’annotation de documents PDF vous permettra d’économiser du temps précieux et de réduire les risques d’une mauvaise interprétation lors de la réalisation d’un projet. Vous serez ainsi en mesure de vous consacrer plus rapidement aux étapes subséquentes de vos projets. Conjugués à une communication efficace entre les intervenants, les outils d’annotations constituent donc la clé d’une collaboration efficace.